Každý ctižádostivý profesionál nebo vlastník firmy ví o důležitosti vytváření a udržování sítí mezilidských vztahů a kontaktů. V byznysu vám zkrátka často nejvíc pomůže, pokud znáte ty správné lidi, ať už osobně či virtuálně. Mít kolem sebe síť se správnými lidmi vás nejen podpoří ve vašem podnikatelském či kariérním růstu, ale také pomáhá vybudovat silnou reputaci ve vašem oboru.
Jak psát e-maily v síti kontaktů
Vytváření sítě kontaktů je trochu umění. Každý má svůj vlastní styl, který je samozřejmě silně ovlivněn jeho byznysem, typem osobnosti a stylem práce. Přesto existují základní principy, které platí pro všechny síťové e-maily.
Přidaná hodnota
Pokud píšete e-mail někomu ze své sítě kontaktů, vždy něco nabídněte. Vyvarujte se však velkého množství informací, odkazů nebo rad. Lehká příloha s maličkostí, kterou můžete nabídnout příjemci e-mailu, je nejlepší. Může to být jediný odkaz na článek, bezplatný nástroj nebo zdroj, kontaktní údaje na někoho, kdo by jim mohl pomoci, nebo dokonce jednoduše jen nabídka sdílení svých poznatků o něčem, co protistranu zajímá.
Buďte struční
Stejně jako u jakékoli formy copywritingu, i váš síťový e-mail s přílohou by měl být co nejstručnější. I když jste se spojili s někým na skutečně osobní úrovni a on vyjádřil nadšení nad množstvím tipů a zdrojů, o kterých jste řekli, že je můžete sdílet, nepřetěžujte s nimi jeho e-mail. Je pravděpodobné, že se bude cítit pod tlakem číst a reagovat se stejným nadšením, jelikož na to zkrátka nebude mít čas. Buďte proto struční a nechte si něco i na později.
Buďte konkrétní a osobní
Existuje několik různých způsobů, jak být v síťových e-mailech konkrétní.
• Nezapomeňte uvést konkrétní událost, během které jste se s dotyčným setkali.
• Pokud navrhujete schůzku, dejte dotyčným vědět, že se rádi přizpůsobíte jejich harmonogramu, ale uveďte některá konkrétní data a časy, abyste danou osobu ušetřili nutnosti vymýšlet čas.
• Co je nejdůležitější, zmiňte ve svém e-mailu něco velmi konkrétního, co daná osoba řekla nebo předvedla během vašeho předchozího rozhovoru. To dotyčnému ukáže, že jste jej skutečně poslouchali, a váš e-mail se tím odliší od ostatních.
Buďte pohotoví
Okamžitý kontakt s novými známými je zásadní. Není samozřejmě nutné psát jim během několika hodin od seznámení - to by možná bylo i trochu agresivní. Ale měli byste se s nimi spojit během následujícího dne, dokud si setkání s vámi stále pamatují.
Buďte sami sebou
Je důležité být zdvořilí a profesionální, ale stejně důležité je také vložit do e-mailů svou osobnost. Stejně jako značka pomáhá podniku odlišit se od konkurence, vaše osobnost vám pomáhá odlišit se od zbytku davu.
Mějte na paměti dlouhodobý výhled
I když je důležité rychle reagovat, mějte na paměti, že vytváření sítí kontaktů je dlouhodobá záležitost. V ideálním případě by bylo skvělé dostat ihned odpověď od každého, koho oslovíte, ale neberte si osobně, pokud se vám dotyčný neozve. Tak to zkrátka chodí. Lidé mají spoustu práce. Ale až přijde čas, po měsíci či dvou, můžete dotyčného znovu oslovit. Pokud bude váš e-mail promyšlený a konkrétní, měl by si na vás vzpomenout.
Vaše e-maily by měly mít poutavé předměty
Pravidla pro předměty síťových e-mailů jsou obecně stejná jako pravidla pro jakýkoli jiný e-mailing. Jejich cílem je připoutat pozornost adresáta a zviditelnit váš e-mail v záplavě ostatních. Bez ohledu na to, jaký typ e-mailu odesíláte, klíčová je stručnost (50 znaků nebo méně). Čtenáři by neměli trávit více než jednu nebo dvě sekundy identifikací toho, o čem e-mail je.
Předmět by měl být přizpůsoben konkrétnímu adresátovi. I když posíláte podobné e-maily dalším lidem, se kterými jste se setkali na nějaké akci, ujistěte se, že každý předmět je přizpůsoben konkrétnímu adresátovi - například uvedením jeho jména nebo něčeho konkrétního, o čem jste mluvili.
►Dejte adresátovi jasně najevo, jaký je účel vašeho e-mailu. Není třeba chodit okolo horké kaše.
Šablony síťových e-mailů
Pokud jste se s někým seznámili, například na konferenci, je nezbytné, abyste jej kontaktovali během následujícího dne. To pomůže posílit vaše spojení a zvýší pravděpodobnost, že se vám podaří navázat kontakt - je totiž velmi pravděpodobné, že daná osoba si na akci vytvořila spoustu dalších spojení.
Příklad č. 1: E-mail k navázání spojení
Šablona
Předmět: Rád vás poznávám, [jméno]!
Dobrý den [jméno],
bylo skvělé Vás včera v noci potkat na [název události]. Moc jsem si náš rozhovor užil - zejména [něco konkrétního, o čem jste mluvili, co jste obdivovali nebo co vás inspirovalo].
Tady je [něco, co jste zmínili v konverzaci]
NEBO
Když si vzpomenu na naši konverzaci, tento [nástroj/článek/zdroj] by Vás mohl zajímat:
[odkaz na nástroj/zdroj]
S pozdravem,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Příklad č. 2: E-mail k navázání spojení
Šablona
Předmět: Pozdrav od [vaše jméno] (název události)
Dobrý den [jméno],
bylo mi potěšením s Vámi mluvit včera na [název události]. Bylo pro mě velmi zajímavé zjistit [něco, co jste se dozvěděli o dané osobě nebo jejím podnikání]. Co kdybychom [zašli někdy na kávu/zavolali si/dali video hovor] a probrali to více zeširoka?
Měl byste čas tento nebo příští týden? Vyhovovalo by mi to například [návrh data a času], ale rád se přizpůsobím Vašemu rozvrhu.
S pozdravem,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Příklad č. 3: Následný e-mail, pokud kontakt neodpoví na první zprávu
Nezapomeňte tento e-mail odeslat jako odpověď na váš předchozí e-mail, aby si zachoval stejný předmět a pro snadnou referenci také původní zprávu.
Šablona
Předmět: Re: [původní předmět e-mailu]
Dobrý den [jméno],
nevím, zda jste měl možnost přečíst si můj poslední e-mail.
Pokud jste připraven na telefonický/video hovor [navrhovaný den], dejte mi vědět!
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Další předměty pro e-maily k navázání spojení
Existuje spousta dalších předmětů, kterými můžete zaujmout lidi, se kterými jste se seznámili, například:
• Potkali jsme se na [název události]
• Zdraví Vás [jméno] z [místo/událost]
• V návaznosti na náš rozhovor na [místo/událost]
• Rád jsem vás včera večer poznal!
• Pokračování naší konverzace [z události]/[o tématu]
• [Něco konkrétního, co jste řekli, že můžete sdílet] a další věci
Udržujte kontakty
Jak jsem již zmínil, vytváření sítí kontaktů je trvalý proces. To znamená, že byste se měli nejen spojovat s novými kontakty, ale také udržovat kontakt s lidmi ve vaší síti. A proto je správná síťová komunikace tak důležitá. Nikdy nevíte, co se může změnit, s kým se můžete setkat nebo co budete v budoucnu potřebovat.
Příklad č. 4: Následný e-mail k udržení vztahu
Tento typ e-mailu je vhodný pro lidi ve vaší síti, se kterými jste komunikovali vícekrát - i když jen proto, abyste zůstali v kontaktu.
Šablona
Předmět: Zdravíme (a gratulujeme k [úspěchu])!
Dobrý den [jméno],
doufám, že se Vám daří dobře. Byl jsem tento týden na [jakákoli akce] a vzpomněl jsem si na Vás. Vidím, že [zkontrolovat jejich web, zjistit, co je nového a zmínit to]. Vypadá to, že jste [akce vyplývající z vašeho pozorování] - to je skvělé!
Přeji hodně podobných úspěchů i v budoucnu.
S pozdravem,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Příklad č. 5: Následný e-mail k udržení vztahu s požadavkem
Šablona
Předmět: Už je to dlouho co jsme se neviděli!
Dobrý den [jméno],
jak se máte? Nemůžu uvěřit, že už je to [časový rámec]! Jen jsem se podíval na [jejich stránky, nedávnou práci, blog, zdroj sociálních médií] a [krátký, ale konkrétní kompliment].
Chtěl bych se zeptat, zda byste měl zájem sejít se na další [výměnu nápadů/kávu/jakýkoli termín, který zde dává smysl]. Také bych Vám rád ukázal [něco, co můžete ukázat, co by jim mohlo být užitečné], které by se Vám mohly hodit.
S pozdravem,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Další předměty pro e-maily k udržení kontaktu
Pro e-maily sloužící k udržení kontaktu v síti je zvláště důležitý váš předmět. Protože jste s dotyčným už nějakou dobu nekomunikovali, ujistěte se, že váš předmět e-mailu obsahuje informace o tom, kdo jste a jaký je účel vašeho mailu. Možná budete také chtít odpovědět na své původní vlákno, pokud je předmět z tohoto e-mailu užitečný.
Další předměty, které můžete použít při opětovném oslovení kontaktu:
• [Vaše jméno] z [vaší společnosti] Vás zve na [schůzku/kávu]
• Pojďme to dohnat!
• Mohu Vás pozvat na kávu?
• Opět Vás zdraví [vaše jméno] z [vaší společnosti]!
• Veselé [Vánoce/Velikonoce]!
E-maily a předměty určené lidem, které dosud neznáte
První dojem se počítá! Pokud posíláte e-mail někomu, koho jste nikdy nepotkali, je zásadní věnovat čas jeho obsahu. Váš e-mail slouží jako odraz vašeho osobního a profesního já a jeho účelem je přesvědčit adresáta, že stojí za to s vámi spolupracovat nebo se s vámi spojit.
►Zde je třeba poznamenat jednu věc: I když by síťové e-maily měly být krátké, vaše úvodní e-maily neznámým lidem mohou být o něco delší. Měli byste v nich ukázat, že o nich něco víte a bude to stát za jejich čas.
Příklad č. 6: Žádost o informační pohovor ohledně kariérního růstu
Tento typ síťového e-mailu lze použít k oslovení někoho na pozici, která vás zajímá nebo někoho, s kým byste se chtěli podělit o poznatky.
Jelikož tuto osobu neznáte, pravděpodobně jí nebudete moci (zatím) nabídnout nic konkrétního na oplátku, ale přesto můžete udělat obecné gesto. Upřesněte také dovednosti, práci nebo strategie, které obdivujete a snažíte se o nich dozvědět více.
Šablona
Předmět: Žádost o rozhovor o [téma, které vás zajímá]
Dobrý den [jméno],
jmenuji se [jméno] a [popište vaši roli z hlediska toho, proč dotyčného oslovujete] na [název společnosti], [stručně popište společnost]. Dělám nějaký výzkum v této a souvisejících oblastech a opravdu obdivuji [něco konkrétního o dané osobě nebo její práci].
Nevadilo by Vám si někdy popovídat (telefonicky nebo osobně) o úžasné práci, kterou v [název firmy] děláte? Rád bych [popsat, čeho chcete v rozhovoru dosáhnout], a rád bych se s Vámi podělil o několik nástrojů a zdrojů, které používám, a které Vám mohou také připadat užitečné.
Těšíme se na Vaši odpověď.
S pozdravem,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Příklad č. 7: Žádost o informační pohovor pro růst podnikání
Šablona
Předmět: Výměna nápadů
Dobrý den [jméno],
jmenuji se [vaše jméno] a jsem v raných fázích svého vlastního podnikání [typ firmy]. Provádím marketingový průzkum v této a souvisejících oblastech a [název jejich společnosti] mě opravdu zaujal. Obdivuji hlavně [to, co obdivujete po důkladném procházení webu].
Nechtěl byste se někdy setkat nebo si popovídat po telefonu? Rád bych se dozvěděl o některých nástrojích, které používáte - a samozřejmě bych rád nabídl jakékoli tipy nebo nástroje, které sám používám. Můj časový rozvrh je velmi flexibilní, takže se rád přizpůsobím tomu Vašemu. Co byste řekl například na:
- [den / čas] - [den / čas]
Těším se na Vaši odpověď.
S pozdravem
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Příklad č. 8: Oslovení někoho, na koho jste byli odkázáni
Šablona
Předmět: Obracím se na Vás na doporučení [jméno]
Dobrý den [jméno],
jmenuji se [jméno] a dostal jsem na Vás kontakt od [jméno]. Podnikám v [název oboru] oboru a myslím si, že bychom mohli mít oba prospěch ze vzájemného poznání! Procházel jsem Vaše stránky - moc se mi líbí [něco o jejich stránkách, produktech, službách atd.]
Pokud byste se někdy chtěl setkat na kávě nebo si zavolat a vyměnit si nápady, dejte mi vědět! Můžete mi zavolat nebo poslat SMS na [číslo].
Příjemný zbytek týdne,
[Vaše celé jméno]
[Vaše společnost, pokud existuje]
[Vaše telefonní číslo]
[Váš web, pokud je k dispozici]
[Odkaz na profil LinkedIn]
Začněte si budovat svou síť kontaktů
Vytváření síťových e-mailů může být pro mnohé lidi výzvou. Máte totiž k dispozici jen málo prostoru, abyste udělali ten správný první dojem. A to pouze za předpokladu, že předmět vašeho mailu bude dostatečně poutavý, aby jej adresát vůbec otevřel. Pomocí těchto tipů a šablon můžete psát síťové e-maily, komunikovat a budovat síť kontaktů, která vám pomůže ve vašem podnikání či kariéře.
Zdroj: marketingland.com, facebook.com, cpcstrategy.com
Autor: Vlastimil Malík
Foto zdroj: pixabay.com
