Jak napsat následný e-mail

Vlastimil Malík | 11. 11. 2022

Napište následný e-mail tak, aby nadchl a zároveň byl užitečný. Přečtěte si několik připravených šablon, které vám zajistí úspěch!

Dalo vám takovou práci získat od návštěvníků svého webu jejich e-mail. Konečně provedli registraci a vy tak máte možnost nabízet jim pravidelně své produkty, služby, novinky. Jak ale uživatele e-mailu svými zprávami nadchnout natolik, aby vaše e-mailové newslettery brzy neskončily v koši? Existuje celá řada následných e-mailů a my pro vás máme tipy, které budou platit. Je jen na vás a vaší píli vybrat takové, které budou na vaši cílovou skupinu platit.

►Nezapomeňte při sepisování copywriting e-mailů na jednu základní zásadu. E-maily musí být stručné!

Buďte konkrétní

Jestliže jste právě přišli z pohovoru, schůzky, nebo za sebou máte důležitý telefonát, přizpůsobte svůj následný mail tím, že do něj zahrnete něco konkrétního o osobě, o které se zmiňujete. Ideálně něco, co je pro ni obzvlášť důležité.

Buďte opravdoví

Jednu nevýhodu následné e-maily mají. Jsou celkem předvídatelné a dost vzorové. Ale rozhodně to neznamená, že ve svých zprávách nemůžete být upřímní. Nepoužívejte obecné, prázdné zprávy. Vlastně přemýšlejte o konkrétní položce, kterou chcete zmínit, abyste probudili jejich paměť. A pokud to dovolí, udržujte konverzační tón. To se snadněji čte a píše a dotyčný se nebude cítit povinen používat ve své odpovědi formální tón.

Nezapomeňte zahrnout předchozí zprávu

Mnohdy se stává, že navazujete konverzaci na předchozí mail. Nenuťte příjemce hledat původní mail a nepřepisujte již odeslanou konverzaci. Odpovězte všem na svůj e-mail a poté se odeberte ze seznamu příjemců, aby daná osoba měla veškerý kontext, který potřebuje. Pokud měl původní e-mail přílohu, znovu ji připojte.

Mějte jeden jasný dotaz

Když už přišla řeč na zahrnutí předchozí zprávy, nenuťte adresáta znovu si pročítat vaši konverzaci. Napište svůj následný mail následujícím způsobem: „V návaznosti na požadavek v mém e-mailu níže. Myslíte si, že budete schopni poskytnout tato data za období od 15. listopadu do 20. prosince?“ I když původní e-mail obsahoval více než jeden požadavek nebo datový bod, žádost o něco jednoduchého nebo menšího může zvýšit vaše šance na odpověď.

Šablona následného e-mailu s dotazem

Oslovil někdo vaši firmu, například prostřednictvím dotazovacího formuláře na vašich stránkách? Pokud na sebe zájemce zanechal třeba telefonní číslo, nejprve mu zavolejte a poté na rozhovor pošlete navazující e-mail podobný tomuto:

Předmět: Odpověď na váš dotaz

Dobrý den, pane Nováku,

děkujeme, že jste se na nás obrátil. Po našem telefonátu Vám dle dohody shrnuji obsah hovoru do tohoto e-mailu. [Krátce odpovězte na jeho otázku].

Rád Vám sdělím další podrobnosti a odpovím na Vaše další otázky – kdy je nejlepší čas Vás kontaktovat? Nebo můžeme zůstat u e-mailové korespondence, pokud je to pro Vás jednodušší.

Těšíme se na připojení!

[Název vaší firmy a podpis]

Kontaktní informace

Šablona následného e-mailu pro stažení obsahu

Existuje celá řada způsobů, jak generovat vaše potenciální zákazníky. Kontaktní formulář je jedním z nich a z praxe víme, že jde o jeden z nejoblíbenějších a nejčastěji používaných způsobů. Stahování obsahu je další velká věc. V ideálním případě byste měli mít nastavenou řadu následných lead magnetů, které jim pomohou udržet je v pohybu vaším trychtýřem, jako například:

blogový příspěvek nebo druhý e-book,
pozvánka na událost,
případová studie,
bezplatná zkušební verze nebo konzultace.

Takto stylizované následné maily posílejte v předem určený čas, nebo jako sérii živých zpráv, kde každá nabídka a načasování e-mailu závisí na předchozí akci potenciálního zákazníka. Zde je obecná šablona, podle které můžete modelovat:

Předmět: Děkujeme za stažení našeho průvodce!

Dobrý den, pane Nováku,

děkujeme, že jste si stáhl [název průvodce] a blahopřejeme k provedení správných kroků k [dosažení požadovaného výsledku]!

Jako [výsledek tipů v prvním průvodci] připojuji tedy náš [název dalšího zdroje], který by Vám mohl být také užitečný – neváhejte a ptejte se na jakékoli otázky, které máte.

Buďte ve své práci ještě více úspěšný s našimi užitečnými tipy.

[Název vaší firmy a podpis]

Šablona následného e-mailu zjišťování

Tuto šablonu doporučujeme použít ihned poté, co jste měli úvodní hovor s vaším potenciálním zákazníkem.

Předmět: [Vaše společnost] x [Klient] – pokračování

Dobrý den, pane Nováku,

bylo mi potěšením s Vámi dnes mluvit o Vašich [potřebách/cílech tématu].

Připojil jsem úryvky z našeho hovoru pro případ, že byste si Vy nebo někdo z Vašeho týmu chtěli zkontrolovat, o čem jsme diskutovali. Jsem si jistý, že právě nyní se zabýváte naším diskutovaným tématem, a tak jsem si řekl, že zahrnu několik zdrojů, které Vám pomohou zjistit, zda jsme pro Vás tím pravým:

Zdroj
Zdroj
Zdroj

Máte dotazy? Neváhejte se na mě obrátit! Můžete také kliknout sem a naplánovat další hovor – rád si s Vámi popovídám.

Název vaší firmy a podpis.

Následný e-mail po volání Discovery s úkoly

Tento následný e-mail se značně podobá tomu výše, ale má konkrétnější položky:

Předmět: [Vaše společnost] x [Klient] – pokračování

Dobrý den, pane Nováku,

bylo skvělé s Vámi dnes mluvit. Proto jsem chtěl navázat na naše setkání/telefon několika věcmi.

Budu rád, pokud by se vám hodilo odpovědět na několik otázek týkajících se [téma].

Přikládám dotazník, který můžete vyplnit a poslat mi zpět. Pokud máte nějaké dotazy, dejte mi vědět!

PS: Můžete se podívat na tento [zdroj] a zjistit, jak jiné společnosti používají [produkt/řešení] k [dosažení cíle].

Uslyšíme se brzy!

[Název vaší společnosti a podpis.]

Následná nabídka nebo návrh

Pokud jste nedostali odpověď na cenovou nabídku nebo obchodní návrh, zašlete tento následný e-mail. V závislosti na vašem obchodním modelu a na tom, o jaké číslo se jedná, můžete nabídnout ukázku a/nebo sdílet případovou studii nebo zdroj.

Předmět: [Vaše společnost] x [Klient] – pokračování

Dobrý den, pane Nováku,

po zaslání nabídky jsem nedostal zpětnou vazbu, tak jsem si řekl, že se ohlásím.

Znovu jsem nabídku připojil pro případ, že by se originál ztratil v kyberprostoru.

Tato případová studie pro podobného klienta pro Vás může být užitečná.

Pokud budete mít nějaké pochybnosti, rád je s Vámi proberu prostřednictvím e-mailu nebo telefonicky.

Těšíme se na Vaši zprávu!

[Název vaší společnosti a podpis]

emailing

Šablona následného e-mailu faktury

Nikdo nechce posílat tento e-mail, ale stává se to. Obzvláště pro B2B podniky, kde jsou zapojena finanční oddělení. Zde je jednoduchý způsob, jak navázat na nezaplacenou fakturu.

Předmět: Přátelská připomínka! Nezaplacená faktura č. XXXX

Dobrý den, pane Nováku,

posílám tento e-mail, abych navázal na fakturu (#5824), kterou jsem odeslal e-mailem dne [datum]. Ještě jsem neobdržel platbu, proto se chci ujistit, že jste fakturu dostal.

Připomínám, že platba je splatná [datum]. Fakturu posílám pro jistotu ještě jednou přílohou pro případ, že byste ji nemohl najít.

Děkuji a přeji hezký týden!

[Název vaší společnosti a podpis]

Vyžádejte si šablonu následného e-mailu

Pomocí tohoto e-mailu můžete reagovat na žádost, kterou jste někomu poslali, ať už se jedná o firmu s vysokou doménovou autoritou, která žádá o zpětný odkaz, nebo spolupracovníka, který žádá o informace.

Předmět: Re: [Původní předmět]

Dobrý den, pane Nováku,

jen jsem chtěl obnovit svou níže uvedenou žádost pro případ, že by byla pohřbena ve Vaší doručené poště. Přemýšlel jste o přidání našeho odkazu do Vašeho příspěvku?

Děkuji předem!

[Název vaší společnosti a podpis]

Šablona následného e-mailu v síti

Budování vztahů v rámci budování vaší pozice je jednou z nejdůležitějších věcí, které musíte pro své podnikání udělat. Tento e-mail použijte, pokud chcete upevnit spojení, které jste s někým navázali. Máme zde také spoustu síťových e-mailových šablon.

Předmět: Rád jsem Vás poznal, [jméno]!

Dobrý den, pane Nováku,

bylo skvělé se s Vámi setkat včera večer na [název události]. Bavila mě naše konverzace na téma [téma], zejména [něco konkrétního].

Vaše zmínka o [něčem konkrétním] mi připomněla [tento/tyto zdroj (zdroje)], tak jsem si řekl, že se o to s Vámi podělím, pokud budou k něčemu užitečné.

S pozdravem,

[Název vaší společnosti a podpis]

Síťový následný e-mail pro pokračování konverzace

Řekněme, že jste potkali někoho, s kým byste si rádi vybudovali vztah nebo se sešli u kávy. Použijte tuto šablonu e-mailu.

Předmět: Dobrý den od [vaše jméno] (název události)

Dobrý den, pane Nováku,

bylo mi potěšením s Vámi mluvit na [název události]. Bylo velice zajímavé dozvědět se [něco, co vás zaujalo]. Co kdybychom někdy zašli na kávu?

Máte volno tento nebo příští týden? Hodí se mi to [uveďte konkrétní datum a čas], ale rád se přizpůsobím i Vašemu plánu. Dejte mi vědět, jaký termín Vám vyhovuje.

S pozdravem,

[Název vaší společnosti a podpis]

Šablona následného e-mailu pohovoru

Toto je nejcitlivější z následných e-mailů. Zde je důležité zachovat docela formální tón. Ne robotický, ale formální. Použijte něco takového:

Předmět: Děkuji za Váš čas

Dobrý den, pane Nováku,

děkuji, že jste si dnes našel čas na setkání se mnou, abyste se o mně dozvěděl více, řekl mi více o [název společnosti] a [role].

Opravdu obdivuji/rád jsem slyšel o [něčem konkrétním uvedeném]. Je jasné, že [něco pěkného].

Vyhlídka na využití mé [relevantní zkušenosti] k [přispění k jasné iniciativě/poslání] je pro mě vzrušující a těším se, že si s Vámi brzy opět pohovořím.

Pokud mohu mezitím poskytnout nějaké další informace, dejte mi vědět.

Ještě jednou děkuji,

[Název vaší společnosti a podpis]

Následný e-mail bez odpovědi

Zde je asi nejlepší vyhnout se otevřeným otázkám. Pokud dotyčný neodpověděl, buď nemá čas, nebo se dostatečně nezajímá.

Předmět: Re: [Původní předmět]

Dobrý den, pane Nováku,

neozval jste se mi, tak se chci jen zeptat – máte stále zájem? Dejte mi vědět, jak se s vámi mohu spojit, a já tomu přizpůsobím komunikaci.

Děkuji!

[Název vaší společnosti a podpis]

A tady je jeden, který příjemci velmi usnadňuje odpověď:

Předmět: Re: [Původní předmět]

Dobrý den, pane Nováku,

říká se, že neustálé zasílání těch samých zpráv může být brzy otravné – a to já nechci být! Takže při mém posledním pokusu o kontakt můžete svou odpověď uvést tak, že odepíšete pouze jedno z těchto čísel:

0 – Jsem opravdu zaplavený, ale stále mě to zajímá.

1 – Nemám zájem

Děkuji!

[Název vaší společnosti a podpis]

Následná e-mailová slova a fráze

Zakončete několika slovy a frázemi, které můžete použít ve svých následných e-mailech. Některé podmínky se budou vztahovat spíše na e-maily B2B, takže pokud podnikáte v oblasti B2C, zaměřte se na to, co platí, a zbytek nechte.