Osvědčené praktiky e-mailového marketingu mohou znamenat rozdíl mezi plným domem na vaší události a pouhým očekáváním publika. Strategicky navržené e-mailové kampaně nejenže přilákají účastníky, ale také vám umožní udržet s nimi spojení po skončení akce.
Proč zvolit e-mailový marketing pro události? E-mailový marketing pro události není pouze o propagaci, ale o vytváření hlubšího propojení se zúčastněnými. Přestože existují různé digitální kanály, e-mail se stále ukazuje jako nejefektivnější způsob komunikace se stávajícími zákazníky. S průměrnou mírou otevření e-mailů téměř 30 % je jeho dosah značný, zejména v odvětvích jako jsou restaurace a péče o děti.
Co je e-mailový marketing pro události?
E-mailový marketing pro události je proces rozesílání série marketingových e-mailů s jediným cílem - propagovat událost. E-maily související s událostmi se však neomezují pouze na propagaci. E-mailový marketing po skončení akce vám umožní navázat na její průběh a poskytne vám cenné informace, které vám pomohou vylepšit další akci.
Jak propagovat událost prostřednictvím e-mailu?
Bez ohledu na to, kolik úsilí jste vynaložili na plánování a organizaci akce, nebude úspěšná, pokud na ni nepřijdou lidé. E-mailový marketing vám nabízí možnost spojit se s lidmi, kteří se již o vaši značku zajímají. Jak to tedy udělat co nejlépe?
Začněme tím, že e-mailový marketing pro události se neomezuje na jediný e-mail zaslaný vašemu seznamu. Musíte ji oznámit včas a udržovat lidi v kontaktu prostřednictvím série e-mailů.
Oznámení události
Prvním krokem k vytvoření skvělé události je dát lidem vědět, že se koná.
Doufejme, že se řídíte osvědčenými postupy e-mailového marketingu a že již máte svůj e-mailový seznam segmentovaný (nebo seskupený) do různých kategorií.
Nezoufejte, pokud jsou všichni na jednom velkém seznamu. To je v pořádku. Můžete začít tím, že všem na seznamu pošlete personalizované oznamovací e-maily, ve kterých je informujete o události a vyzvete je k registraci.
I když si možná myslíte, že před prodejem vstupenek musíte mít vše připraveno, není tomu tak. Zatímco se věnujete rezervacím hostů a plánování logistiky v zákulisí, rozesílejte oznámení o termínu konání akce. Uveďte název, datum a místo konání akce a přidejte zprávu, aby vaši čtenáři zůstali naladěni na další informace.
Budujte vzrušení
Po úvodním zveřejnění data konání rozložte různé podrobnosti o události do řady propagačních e-mailů.
Zatímco některé informace, jako jsou termíny registrace, informace o místě konání a ubytování a další logistické informace chcete rozeslat brzy, některé důležité detaily můžete držet v tajnosti až do blížícího se data konání akce a s blížícím se datem konání akce rozesílat další a další podrobnosti.
Sdílení upoutávkových videí pro marketing napříč kanály
Před událostí rozesílejte krátká upoutávková videa s odkazy na její vstupní stránku a kanály sociálních médií. Zahrnutím celého videa se váš e-mail stává velkým, což zvyšuje šanci, že skončí ve spamu, proto tyto upoutávky udržujte krátké - jen tolik, abyste někoho přiměli kliknout a podívat se na další.
Přidejte CTA vyzývající lidi z vašeho e-mailového seznamu, aby video sdíleli se svými kontakty na sítích, a připojte tlačítka, která jim usnadní nasměrovat ostatní na vstupní stránku vaší události nebo na kanály sociálních médií. Tento typ křížové propagace může podpořit vaši celkovou marketingovou strategii pro události.
Rozesílejte připomenutí a aktualizace události, které udrží zájem příjemců. Připomínky jsou skvělým způsobem, jak vzbudit a udržet nadšení pro vaši událost.
S blížící se událostí rozesílejte upomínky, které čtenáře nadchnou tím, že budou obsahovat skvělé obrázky a zajímavé podrobnosti, jako jsou životopisy přednášejících, zajímavosti o kapelách, možnosti cateringu a menu a další zajímavosti, které vzbudí zájem.
Vždy uvádějte CTA (výzvu k akci) a odkaz na nákup vstupenek nebo registraci. A když se událost blíží, připomeňte svým e-mailovým kontaktům, že čas na registraci se krátí.
Přidejte hodnotu pro své VIP
Většina akcí nabízí různé úrovně registrace. Pokud nabízíte VIP úroveň, využijte e-mailový marketing události k tomu, aby se někomu vyplatilo zaplatit více. Oslovte lidi, kteří se vašich akcí zúčastnili v minulosti, a nabídněte jim časově omezenou slevu na VIP vstup.
Automatizujte e-maily určené pro VIP s informacemi o speciálních akcích a výhodách, ke kterým mají přístup za to, že jsou VIP.
Odpovězte na správné otázky
Vzhledem k tomu, že událost plánujete a všechny její podrobnosti máte čerstvě v paměti, možná jste nezohlednili, co lidé potřebují vědět, než se zaregistrují. V úvodní e-mailové pozvánce a v prvních následných oznámeních uveďte kontaktní formulář a vyzvěte lidi k zaslání dotazů.
Věnujte také pozornost tomu, na co se lidé ptají na vašich sociálních sítích, když o své akci zveřejňujete informace. Využijte tyto otázky k odstranění potenciálních námitek, které by lidé před registrací mohli mít.
Používejte automatizaci
Navržení automatizovaných zpráv jako součásti marketingové strategie akce vám pomůže přilákat více potenciálních účastníků, aniž byste museli trávit spoustu času navíc psaním a odesíláním e-mailů. Může také vnést do vašeho úsilí a doručování pořádný náboj.
Zde je pohled z ptačí perspektivy na různé způsoby, jak můžete využít automatizaci e-mailů k propagaci vaší příští akce:
- Segmentace kliknutí - Tato funkce e-mailového marketingu rozděluje lidi do různých skupin podle toho, jak s vaším e-mailem interagují. Vaše platforma pro e-mailový marketing vám umožní zjistit, kdo otevírá vaše e-maily a na které odkazy kliká.
- Automatická korespondence - Jak už název napovídá, tyto programy automatizují odpovědi na e-maily. Jsou užitečné zejména pro reakce na akce, které příjemci e-mailů provedou dále v kapkové kampani. Můžete nastavit automatický respondér, který poděkuje lidem za přihlášení na vaši akci, a odešle další maily na základě různých akcí.
- Kapkové kampaně - Provádění kapkových kampaní prostřednictvím automatizace e-mailů může pomoci udržet vaši událost v paměti lidí, jak se bude blížit datum jejího konání. Jedná se o sérii e-mailů na základě toho, jak vaše kontakty reagují na váš úvodní e-mail.
A co je nejlepší? Tyto nástroje můžete používat společně, abyste maximalizovali své úsilí.
Zde je příklad využití automatizace e-mailů jako součásti marketingové strategie pro události.
Začněte s pozvánkou na událost. Zahrňte dvě výzvy k akci (CTA). Jednu k registraci a druhou k vyžádání dalších informací.
Pomocí těchto CTA rozdělte čtenáře podle kliknutí. Ti, kteří je následovali a zaregistrovali se, se dostanou na seznam "registrovaných", a ti, kteří si vyžádali více informací, se dostanou na seznam "zájemců".
Poté nastavte dva samostatné autorespondéry.
První autoresponder je určen pro ty, kteří jsou na seznamu "registrovaných", a začne budovat vzrušení z události tím, že bude obsahovat potvrzení registrace, které poskytne informace o tom, "co", "kdy" a "kde" se bude konat. A měl by je informovat o tom, že jim v budoucnu budete zasílat další podrobnosti o události a aktualizace.
Druhá automatická odpověď bude určena těm, kteří klikli na CTA a vyžádali si další informace. Tento e-mail by měl poskytovat další informace o události a měl by být naplněn poutavým textem a lákavými vizuálními prvky.
Samozřejmě by měl obsahovat také CTA, které čtenáře vybídnou k registraci.
Po e-mailech z automatického respondéru by měla následovat odkapávací kampaň pro ty, kteří se zaregistrovali.
Tato kampaň by měla být sérií e-mailů budících nadšení, které obsahují sdělení typu "nemůžeme se dočkat, až vás uvidíme" a "bude se vám líbit...". Nezapomeňte přidat CTA, které vybízejí ke sdílení e-mailu s přáteli a spolupracovníky, aby se také mohli zaregistrovat k účasti na akci.
Všechny ostatní na seznamu můžete k registraci ještě nalákat rozesláním jednorázových e-mailů, které poskytnou více informací o akci a budou obsahovat sdělení typu "to si nebudete chtít nechat ujít" a "rádi vás uvidíme". A samozřejmě by tyto CTA měly příjemce vybízet k registraci a sdílení e-mailu s přáteli a spolupracovníky, aby se mohli zúčastnit společně.
Osvědčené postupy pro e-mailový marketing událostí
Své šance na velkou účast můžete zvýšit dodržováním těchto osvědčených postupů pro marketing vaší akce.
Pište poutavé e-maily
Jistě, je rychlejší napsat seznam faktů o vaší události a pak stisknout tlačítko "odeslat". Ale touto taktikou pravděpodobně mnoho lidí ke koupi vstupenek nenalákáte.
Pište poutavé e-maily s akčním jazykem, který lidi inspiruje k registraci na vaši událost.
Klíčem je znát své publikum a přizpůsobit mu své sdělení. To je jeden z hlavních důvodů, proč svůj e-mailový seznam segmentovat. Každý segment bude pravděpodobně motivován jinými sděleními. Například lidé, kteří se vašich akcí účastní každý rok, mohou reagovat na rekapitulaci s fotografiemi z předchozích akcí a na zprávu, která jim připomene, kolik si z akce mohou odnést.
Lidé, kteří se vaší akce nikdy nezúčastnili, mohou lépe reagovat na e-mail, který jim ukáže, co mohou očekávat, s krátkým videozáznamem s referencemi od lidí, kteří se akce již zúčastnili.
Před psaním e-mailů se zamyslete nad tím, komu píšete a co ho zajímá. To vám pomůže rozhodnout, jak zaměřit své sdělení.
Věnujte pozornost designu
I když by váš text měl být dobře napsaný a poutavý, nezanedbávejte ani design.
Použijte šablonu e-mailu s dobrými designovými prvky a vytvořte e-mail, který bude vizuálně přitažlivý. Nepřehánějte to však s designem. E-mail by měl být dostatečně jednoduchý, aby čtenář dokázal určit, o čem vaše událost je, a snadno se prokliknout na vstupní stránku nebo stránky se vstupenkami.
Pište přesvědčivé předměty
Pokud jde o předmět e-mailu, méně znamená více. Udržujte předměty krátké a vyhněte se propagačnímu jazyku.
Většina e-mailových služeb třídí e-maily do kategorií a vaši pozvaní možná váš e-mail ani neuvidí, pokud skončí v nevyžádané poště nebo na seznamu propagačních e-mailů.
Zaměřte se na to, jak můžete čtenáři přidat hodnotu. Použijte otevřenou otázku, která vzbudí zájem čtenáře a přiměje ho otevřít vaši zprávu.
Protože máte omezený prostor, uveďte do předmětu zprávy všechny důležité termíny. Připomeňte čtenářům termíny registrace a další klíčová data.
Otestujte své zprávy
Stejně jako u všech e-mailových marketingových kampaní je správné odeslání e-mailů o událostech napoprvé složité. Hrajte si s různými zprávami pomocí A/B testů na různých segmentech vašeho e-mailového seznamu. Jedné skupině pošlete e-mail s jedním předmětem a pro další skupinu předmět změňte.
Jakmile zprávy odešlete, zkontrolujte analytiku a zjistěte, které zprávy mají nejvyšší míru otevření a míru prokliků. Po několika testech byste měli začít pozorovat vzorce, které vám pomohou zdokonalit řádky předmětu a obsah e-mailu.
Následné sledování událostí
Přestože je nutné věnovat hodně času e-mailovému marketingu před akcí, je také důležité zapojit své publikum po skončení akce. Použijte po skončení akce následující nástroje e-mailového marketingu, abyste zůstali v povědomí účastníků a získali zpětnou vazbu o vaší akci.
Děkovné e-maily
Pošlete děkovný e-mail všem, kteří se akce zúčastnili. Bez nich by se vaše akce vůbec neuskutečnila, proto je slušné ocenit každého, kdo si udělal čas a zúčastnil se. A děkovný e-mail slouží jako skvělý způsob, jak si vybudovat vztah se současnými i potenciálními zákazníky, kteří se vaší akce zúčastnili.
Uveďte, proč jim děkujete, a podrobně popište, proč to pro vás bylo důležité. Dále připojte formulaci týkající se toho, jak chcete pokračovat v budování vztahu. Chcete, aby přišli do vašeho obchodu a prohlédli si vaše zásoby? Chcete, aby přišli na vaši další akci? Ať už je to cokoli, uzavřete děkovný e-mail touto informací.
Průzkumy po skončení akce
Nejlepší způsob, jak své akce vylepšit, je zjistit, co jste udělali dobře a co byste mohli zlepšit. Po každé akci rozešlete dotazník všem, kteří vám při registraci poskytli svůj e-mail.
Buďte struční a milí. Ptejte se na jednoduché, otevřené otázky, například co jste udělali dobře a co byste mohli zlepšit.
Požádejte účastníky, aby ohodnotili vaši akci a sdělili, zda by přišli znovu. Pokud řeknou, že ne, nechte je to upřesnit. Možná očekávali něco jiného. Tyto informace využijte k vylepšení svých akcí a propagačních strategií pro příští akci.
Rozesílejte upomínky na příští akci
Nikdy není příliš brzy na to, abyste si vytvořili impuls pro další akci, a není lepší způsob, než zapojit lidi, kteří se již akce zúčastnili.
V následných e-mailech připomeňte účastníkům vaši další akci nebo sérii akcí. Pokud znáte datum, připojte na konec zprávy upozornění na datum konání.
Inspirujte účastníky k akci tím, že jim dáte speciální nabídku, například dřívější přístup k registraci nebo zvýhodněné VIP vstupenky na další akci.
Přidejte své události hodnotu pomocí speciálních výhod
I když nepořádáte další akci, můžete svým účastníkům přidat hodnotu tím, že jim jako poděkování nabídnete něco speciálního. Rozesílejte časově omezený promo kód na vaše služby, zboží z obchodu nebo jiné zajímavé předměty. Nastavte speciální zprávu, video nebo jiný obsah, který je přístupný pouze lidem, kteří se zúčastnili vaší akce.
Využití e-mailového marketingu událostí ke zlepšení vašich akcí
Pořádání akcí je skvělý způsob, jak si vybudovat vztah se stávajícími i potenciálními novými zákazníky. Události nabízejí jedinečné zážitky a dávají lidem možnost interakce s vaší značkou.
- Začněte včas rozesláním e-mailové pozvánky nebo oznámení o termínu konání.
- Rozložte e-maily tak, abyste vzbudili vzrušení, a pošlete upoutávková videa, která lidi navedou na vstupní stránku a kanály sociálních médií.
- Jak se událost blíží, využijte e-maily k zodpovězení otázek a nabídněte lidem, kteří se akce zúčastní, další informace.
- Používejte automatické odpovídače, které budou lidem odesílat maily na základě jejich akcí.
- Oslovte lidi po skončení akce a poděkujte jim za to, že přišli.
- Nakonec rozešlete průzkum a využijte získané poznatky ke zlepšení příští akce.
Pokud bude e-mailový marketing klíčovým prvkem vaší strategie, můžete si být jisti, že nejenže přilákáte do vašeho podniku návštěvníky, ale také je udržíte nadšené a angažované. Takže neváhejte, vstupte do světa e-mailového marketingu pro události a otevřete nové možnosti pro úspěch vašeho byznysu.
Zdroj: marketingland.com, facebook.com, cpcstrategy.com
Autor: Vlastimil Malík
Foto zdroj: pixabay.com
